“供应商期货延误联络函”或“供应商交期延期联络函”是指采购方在发现供应商无法按原定时间交付货物或服务时，向供应商发出的正式书面通知。这份函件旨在明确告知供应商延误情况，了解延误原因，商讨解决方案，并维护采购方的合法权益。它不仅仅是一份简单的通知，更是一份重要的沟通和协商文件，对后续的纠纷处理和合同履行具有关键作用。函件中应明确指出延误的具体情况、影响程度、期望的解决方案以及相应的责任承担等内容，力求做到信息清晰、表达准确、语气得体，以确保双方能够有效沟通，最终达成共识，避免不必要的纠纷。 这份联络函的最终目标是确保采购方的生产或项目进度不受重大影响，并尽可能降低因延误造成的损失。

延误情况的详细说明

在联络函中，首先必须清晰、准确地描述供应商交货延误的情况。这部分内容需要包含以下几个关键要素：订单号或合同号，明确指出哪一笔订单或合同出现了延误；原定的交货日期，即合同中约定的或双方确认的交货日期；实际的交货日期（如果已知），或者预计的交货日期；延误的具体天数或时长；延误货物的具体名称、规格、数量等信息。 例如，可以这样写：“我司于2024年3月1日与贵司签订合同编号为20240301-001的采购合同，约定于2024年5月15日交付‘型号为XYZ-123的电子元件’10000件。但截至目前，贵司仍未交付货物，已延误15天。” 切忌含糊不清，要提供足够的信息，让供应商能够准确理解延误的具体情况。

延误对采购方造成的影响

延误不仅会影响采购方的生产计划，还会带来一系列的连锁反应，例如：生产停滞、项目延期、客户订单无法按时交付、额外仓储费用、罚款等。在联络函中，必须详细说明延误对采购方造成的实际或潜在影响。 例如，可以这样写：“由于贵司的交货延误，我司的生产线被迫停工，预计每天将造成人民币XX元的损失；同时，我们也面临着无法按时交付给客户的风险，可能需要支付违约金人民币XX元；因需额外租赁仓库存放其他原材料，也增加了仓储费用人民币XX元。” 通过详细列举延误造成的损失，可以增强函件的力度，促使供应商重视问题并积极寻求解决方案。

要求供应商说明延误原因并提出解决方案

了解延误的原因是解决问题的关键。在联络函中，应明确要求供应商详细说明延误的原因，并提供相关的证据或证明材料。 例如，可以这样写：“请贵司在收到本函后三日内，详细说明造成交货延误的原因，并提供相关的证据材料，例如生产进度报告、检验报告等。同时，请贵司提出具体的解决方案，包括新的预计交货日期以及弥补延误造成的损失的方案。” 这部分内容不仅可以帮助采购方了解情况，也为后续的责任认定和赔偿谈判提供依据。 供应商提供的解决方案应包括具体的行动计划、时间表以及可衡量的指标，以确保解决方案的可行性和有效性。

采购方的应对措施及后续行动

采购方需要在联络函中明确说明，如果供应商未能按时提供可接受的解决方案，采购方将采取的应对措施。这部分内容可以包括：启动合同中的违约条款、寻求法律援助、寻找替代供应商等。 例如，可以这样写：“如果贵司未能于三日内提供令人满意的解决方案，我司将保留追究贵司违约责任的权利，并根据合同约定追究相应的经济赔偿。同时，我司也将考虑寻找其他供应商，以确保我司生产的正常进行。” 明确的应对措施能够增强函件的威慑力，促使供应商积极解决问题。

沟通联络方式

联络函中应提供采购方的联系方式，方便供应商及时回复和沟通。 例如，可以这样写：“请贵司在收到本函后，尽快与我司联系，电话：XXX，邮箱：XXX，联系人：XXX。” 清晰的沟通渠道能够确保双方能够及时有效地沟通，避免信息不对称导致的误解和纠纷。

附件

如果需要提供一些辅助性的文件，例如合同副本、订单副本、损失清单等，可以在联络函中列明附件，并对附件进行简要说明。 这部分内容可以提高联络函的可信度和说服力，也方便供应商理解和回应。

总而言之，一份高质量的供应商期货延误联络函应该清晰、准确、完整地表达采购方的诉求，并为后续的沟通和协商奠定良好的基础。 它既要维护采购方的合法权益，也要保持与供应商的良好合作关系，最终目标是解决问题，确保项目的顺利进行。 在撰写联络函时，应注意语言表达的准确性和规范性，避免使用过激或不专业的语言，以确保沟通的有效性。